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Eingescannte Briefe

Digitaler Briefkasten - Postempfang, egal wo wir sind

silbener Briefkasten an einer Wand

17. August 2020

  • Digitale Briefkästen erlauben uns einen komplett ortsunabhängigen Postempfang. Egal wo wir sind, unsere Post kommt mit.

  • Digitale Briefkästen sind im Trend, weil sie u.a. auch die Entwicklung hin zum papierlosen Büro fördern.

  • Digitalisierte Briefkästen unterstützen die Arbeit im Homeoffice, weil wir unsere Firmenkorrespondenz nicht extra abholen müssen.

Wie funktioniert der digitale Briefkasten?

Das Prinzip ist ganz einfach: Wir müssen uns zunächst bei einem Dienstleister registrieren und für einen digitalen Briefkasten anmelden.
Dazu gehört auch das Ausfüllen eines Nachsendeantrags. Meistens bekommen wir im Anschluss auch eine Post-Adresse bei unserem Dienstleister, die bestenfalls von Behörden akzeptiert wird. Das kann eine kostenpflichtige Zusatzleistung sein, allerdings gilt die Akzeptanz nicht immer.

Ab jetzt landet unsere Post immer im Scan-Zentrum unseres Anbieters. Dort werden unsere Briefe aber auch Werbung, Protokolle und Konzertkarten (Pakete sind natürlich ausgenommen, Päckchen in Ausnahmefällen) automatisch geöffnet und eingescannt. Wir können unsere Post dann per App und/oder online lesen und verarbeiten.

Für wen macht ein digitalisierter Briefkasten Sinn?

Mit einem digitalisierten Briefkasten entfällt (zunächst einmal) das Papierchaos zuhause oder im Büro. Denn die Papierpost landet bei unserem Anbieter und wird dort auch archiviert (zur Dauer - siehe weiter unten). Zudem können wir unsere Post direkt digitalisiert verwalten und in passende Ordner verschieben. Für Vielreisende bringt der digitale Briefkasten auch manchen Zeitvorteil: Rechnungen können unmittelbar bezahlt werden und nicht erst, wenn wir von einer (Dienst-)Reise zurückgekehrt sind. Und wichtige Briefe können wir unterwegs direkt beantworten. Diese Vorteile gelten auch für die Arbeit im Homeoffice. Mit einem digitalen Briefkasten können wir die Firmenkorrespondenz zuhause sichten und bearbeiten.

Wie sicher sind digitale Briefkästen?

Die Gefahr eines Hackerangriffs ist - wie bei allen Angeboten im Internet - bei den digitalen Briefkästen bzw. für deren Server immer präsent. Das wissen aber auch die Briefkasten-Anbieter und gerade die seriösen Anbieter weisen aus, wie sie mit unserer, teils sehr persönlichen Post umgehen. In der Regel arbeiten sie auch DSGVO-konform. Zudem können wir uns auch Anbieter auswählen, deren Server unsere Post in Deutschland speichern.

Worauf sollten wir achten bei der Auswahl eines digitalen Briefkastens?

Der Nachsendeauftrag und die Archivierung sind die entscheidenden Funktionen unseres Briefkastens. Wir sollten dabei zunächst wählen können, ob wir unsere geöffnete und gescannte Post im Original trotzdem nachgeschickt bekommen wollen. Das geschieht meist in Form einer Sammelsendung, bei der wir die Frequenz (14-tägig/monatlich/vierteljährlich) bestimmen können sollten. Auch die nicht weiter geleitete Post wird bei den Anbietern erst einmal gespeichert. Allerdings sollten wir genau darauf achten, wie lange unsere Originaldokumente aufbewahrt werden, damit wichtige Dokumente durch die anschließende automatische Vernichtung nicht unwiederbringlich zerstört werden. Für wichtige Korrespondenz sollte es möglich sein, diese innerhalb des Archivierungs-Zeitraums per Sofortsendung geschickt zu bekommen.

Wie teuer sind digitale Briefkästen?

Die Frequenz der Nachsendungen, der gebuchte Speicherplatz und die Zahl der Scans inklusive der Option eines Vorab-Scans unserer Post sind preisbildende Punkte. Hier müssen wir die Optionen der Anbieter unbedingt vergleichen, sie differieren teils stark. Grundsätzlich beginnen die Kosten für einen digitalen Briefkasten im privaten Bereich bei rund 5 Euro und in der Büro-Variante eher bei 10 Euro. Aufgrund der individuellen Wünsche können diese Preise aber schnell steigen. Häufig werden auch verschiedene Flatrates angeboten, die unterschiedliche Leistungen des digitalen Briefkastens pauschal abrechnen. Eine erste Übersicht finden wir hier im Blog „digital affin“ oder auf der Website von travelspring.


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